Hinter der Verwaltung von Seminaren steckt wesentlich mehr, als man im ersten Moment vielleicht glaubt. Von Teilnehmenden über Lehrkräfte bis hin zu den Seminarräumen muss alles geplant werden. Die Daten sämtlicher Beteiligten sowie Dokumente und Kommunikation müssen verwaltet werden. Die Finanzen müssen geregelt sein – Abrechnungen getätigt werden, Rechnungen und Mahnungen geschrieben werden, Honorare müssen berechnet und ausgezahlt werden. Um Anmeldungen zu erhalten, müssen die Infos zu den Seminaren veröffentlicht werden – in print und digital. Und am Ende ist gegebenenfalls eine Auswertung gefragt.
All diese Prozesse der Seminarverwaltung händisch zu bewältigen und zu organisieren, ist beinahe unmöglich. Deshalb haben wir für Sie eine praktikablere und effizientere Lösung: unsere Seminarverwaltungssoftware!

Sie werden sehen: Unsere Softwarelösung wird Ihnen die Seminarverwaltung um ein Vielfaches erleichtern. Um Ihnen einen Überblick zu geben, welche Aufgaben unsere Seminarverwaltungssoftware für Sie erleichtern kann, haben wir Ihnen die Softwarefeatures in sieben Themen unterteilt. Diese Seminarverwaltungsthemen wären:

• Seminarplanung
• Allgemeine Verwaltung
• Kommunikation
• Veröffentlichung
• Finanzielle Aspekte
• Vermarktung
• Auswertung

Seminarplanung

Unserer Seminarverwaltungssoftware unterstützt Sie bei der Kursplanung u. a. mit umfangreichen Datenstrukturen für die Abdeckung aller veranstaltungsrelevanten Stammdaten. Dabei können Sie Veranstaltungsnummern festlegen und die Ressourcenzuteilung regeln. Auch die Verwaltung von BAMF und DeuFöV wird Ihnen durch die Software erleichtert.

Mit der Raumverwaltung vermeiden Sie künftig die Doppelbelegung von Seminarräumen und behalten Sie Sperrzeiten und Ausstattungsmerkmale der Kursräume im Überblick. Sollte mal etwas nicht stimmen, können Sie beispielsweise auch von Mängellisten gebrauch machen. Mit einem Zusatzmodul ist es außerdem möglich, über die Software zur Seminarverwaltung Infobildschirme im Gebäude anzusteuern und gezielt Informationen zu Kursen und Raumbelegungen auszugeben.

Planen Sie den Personaleinsatz noch effizienter, denn die Software berücksichtigt Honorare und Qualifikationen sowie die Kapazitäten der Lehrkräfte.

Die Seminarverwaltung wird Ihnen Dank der Organisationshilfen viel leichter von der Hand gehen. Ob Vorbereitung des Programmhefts oder Ausstellen von Teilnahmebescheinigungen, Terminverwaltung oder Adressverwaltung – unsere Software unterstützt Sie an jeder Stelle.

Verwaltung und Kommunikation

Adressverwaltung und Kontrolle von Bankverbindungen sowohl von Referenten, Teilnehmern als auch von Organisationsgruppen – mit unserer Software zur Seminarverwaltung alles kein Problem!

Außerdem bietet unsere Software eine integrierte Textverarbeitung, beispielsweise für Kursabsagen oder sonstige, auch frei definierbare Schriftstücke. Durch die Anbindung zu MS Outlook wird auch das direkte Anschreiben von Kursteilnehmern oder Dozenten per E-Mail ermöglicht. Mittels Dokumentenverwaltungen behalten Sie Anmeldebestätigungen, Mahnungen und ähnliche Dokumente in einer Dokumentendatenbank des Adressdatensatzes bestens im Blick.

Veröffentlichung und Marketing

Selbst die qualitativ hochwertigsten Kurse verlieren an Wert, wenn sie nicht genutzt werden. Deshalb ist eine professionelle Präsentation sowohl im Print- als auch im Web-Bereich unverzichtbar. Auch hierbei unterstützt Sie unsere Seminarverwaltungssoftware! Sie erleichtert Ihnen die Planung und Erstellung von Programmheften und Werbeflyern und ermöglicht unterschiedliche Formatierungsmöglichkeiten.

Durch eine Schnittstelle ist es möglich, Veranstaltungsdaten direkt an eine Website zu übertragen und ein integriertes Warenkorbsystem zu verbinden, um eine bequeme Online-Anmeldung zu ermöglichen.
Durch die Möglichkeit der gezielten Kundenansprache erreichen Sie mit Ihren Marketing-Aktionen die richtige Zielgruppe. Hierzu können Sie auch die Funktion zum Newsletter-Versand nutzen.

Finanzen

Ob Kursabrechnungen, Honorarabrechnungen oder sonstige Rechnungen sowie Mahnungen können übersichtlich via Seminarverwaltungssoftware bewältigt werden. Auch die Erstellung von SEPA-Dateien für Lastschriften und Überweisungen ist kein Problem.

Auswertung und Evaluation

Zu guter Letzt verfügt unsere Software über Funktionen zur Auswertung Ihrer Seminare. Analysieren Sie, wie viele der geplanten Unterrichtsstunden tatsächlich durchgeführt wurden und erfassen Sie das Verhältnis von förderfähigen und nicht förderfähigen Unterrichtsstunden. Evaluieren Sie, welche Sachbereiche die meisten Kursteilnehmer verzeichneten und erstellen Sie Auswertungen gemäß § 11,2 WbG (Weiterbildungsgesetz).

Haben Sie noch Fragen? Dann kontaktieren Sie uns! Sie erreichen uns entweder per E-Mail an info(at)gwpc.de oder über unsere Hotline: 02219922910. Wir freuen uns, Sie beraten zu dürfen!